第一条 目的

    为明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施,规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求,特制定本制度。

第二条 进行授权审批

    采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批,不得超越审批权限。

第三条 严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务

    1、采购员应当在职权范围内,按照审批人的批准办理采购与付款业务。

    2、对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务,采购员有权拒绝办理,并及时向审批人的上级授权部门报告。

第四条 专家论证适用情形

    对于重要和技术性较强的采购业务,采购部应当组织专家进行论证,实行集体决策和审批,防止决策失误而造成严重损失。

第五条 请购

    使用部门、仓储部门及其他相关部门根据企业采购预算、实际经营需要等提出采购申请,经部门负责人签字后,及时向采购部门提出采购申请。

第六条 审批

    采购经理、财务总监、总裁根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核、审批。

    1、采购预算内采购额在×万元以内的,采购经理审批;采购额在××—××万元的,由财务总监审批;采购额在××—××万元以上的,由财务总监审核,总裁审批。

    2、采购预算及计划外采购项目均由财务总监审核,总裁审批。

    3、对不符合规定的采购申请,审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。

第七条 采购

    1、采购经理根据经过审批的采购申请组织采购员进行采购。

    2、采购员进行市场调查,进行比质、比价,拟定供应商名单,经采购经理审核并提出参考意见,交总裁最终确定合格供应商名单。

    3、采购部根据合格供应商名单进行采购谈判,采购员拟定采购合同后,交采购经理审阅,报相关负责人审批后签订购货合同。

    (1)采购计划范围内金额在×万元以内的采购项目合同,由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。

    (2)采购计划范围内金额在×万元—××万元的采购项目合同,须交财务部审核、财务总监审批后交采购部签订购货合同。

    (3)采购计划范围内金额在××万元以上的采购项目合同,经财务总监审核、总裁审批后交采购部签订合同。

    (4)采购计划外的所有采购项目合同,须由财务部核对后,交财务总监审核,总裁审批后,签订购货合同。

第八条 验收

    质量管理部门根据企业有关验收规定对采购的商品进行验收,对于在验收中发现的问题应及时报告采购部门,采购员根据验收情况进行办理。

    1、验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合企业规定的情况,采购员需提出解决方案,报采购经理审批。

    2、采购的商品存在重大质量问题,采购经理组织由管理层人员、质量管理部、财务部等部门开会共同讨论解决,解决方案报总裁审批后,采购部负责处理。

第九条 付款

    1、财务部应付账款会计对采购业务的各种原始凭证进行审核,具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备,内容是否真实,手续是否齐全,计算是否正确。

    2、应付账款在×万元以内的,由财务总监审批;应付账款在××—××万元的,由总裁审批。

    3、预付款与定金在×万元以内的,财务部负责人审批即可,应付账款在××—××万元的,报财务总监审批,在××万元以上的,由总裁审批。

    4、审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证,交出纳办理货款支付,并通知采购员联系供应商。

第十条 账务处理

    1、财务部在采购单据齐全的情况下,按照《会计核算规定》及时、准确地编制记账凭证。

    2、将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及进口物资的报关单等支持性凭证附在记账凭证的后面,如凭证资料较多,也可另外装订成册,注明索引号后存档。

    3、每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账中。

第十一条 对账

    1、财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。

    2、取得供应商对账单,审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致,在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后,企业与供应商的月末余额应保持一致。

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