开会的目的什么?是聚合相关的人员,为了某个目标和问题的解决方案进行讨论和交流!出来工作,加班开会在所难免。但有很多人抱怨:“召开一个会议,各种扯皮,会议花费几个小时,需要解决的问题没有解决,时间却白白浪费,最后自己手头的工作还没有做完,加班加点……内心苦恼啊!”同时,依据网络的调查统计,57%的调查者认为职场当中70%的会议无效和浪费时间!围绕这个困惑,今天小编与大家一起探讨和聊聊会议管理,让会议不坑爹!

01、凡是会议,必有准备

    永远不开没有准备的会议,会议最大的成本是时间成本,会议没有结果就是对公司的犯罪,没有准备的会议就等于一场集体谋杀。这话听起来有点冠冕堂皇,然而事实如此,只是中国企业多数是“差不多主义”。

    重大的会议有事先检查制度,没有准备好的会议必须取消。在会议前,必须把会议材料提前发给与会人员,与会人员要提前看材料并做好准备,不能进了会议室才开始思考。

02、凡是会议,必有主题

    开会必须要有明确的会议目的,在会议准备的PPT前3页PPT,必须显示会议主题。没有主题和流程的会议,就好比让大家来喝茶聊天,浪费大家的生命。会议的主题,要事先通知与会人员。

03、凡是会议,必有纪律

    开会设一名纪律检查官(一般由主持人担任),在会议前先宣布会议纪律,对于迟到要处罚,对于会议上不按流程进行要提醒,对于发言带情绪要提醒,对于开小会私下讨论的行为要提醒和处罚,对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为进行处罚。

04、凡是会议,会前必有议程

    要在会议之前明确清楚的会议议程,会议运营人员并要在会前书面发给各参加会议的人员,使他们能了解会议的目的、时间、内容,使他们能有充分的时间准备相关的资料和安排好相关工作。每一项讨论必须控制时间,不能泛泛而谈,海阔天空。

05、凡是会议,必有结果

    开会的目的就是解决问题,会议如果没有达成结果,将是对大家时间的浪费,所以,每个人都要积极的参与到会议议程中来,会议监督官有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言,会议时间最好控制在1.5-2H以内,太长的时间会超过人的疲劳限度。

    会议主持人要设置时间提醒,现在还有60分钟,还有30分钟,还有10分钟。会议的决议要形成记录,并当场宣读出来确认。没有确认的结论,可以另外再讨论,达成决议并确认的结论,马上进入执行程序。

06、凡是会议,必有训练

    把培训是看成节约时间成本的投资,让员工快速成长。培养员工,让员工减少犯错,提示技能,本质是提高了时间价值。

    有专门针对如何开会的培训,对每个层级的员工都有足够的“会议训练”,许多企业缺乏这样的培训:

    如何开会,如何主持,如何记录,如何追踪,如何对待分歧,如何会场汇报等的。这些必要的训练,会让公司的会议变得高效。

    开会难免有意见不一或者争论,如果处理不好,就会影响开会的效果,适当注意一些艺术和技巧,就会化险为夷,例如要尽量做到在会上公开称赞、私下批评,

    在会中要做到就事论事,对事不对人,争论时也要尊重别人,不可恶意批评别人,对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞,对意见不同也要注意措词,不能伤害别人的自尊,特别是有上级人员参加时更要注意,千万不能为了体现自己而贬低他人。

    有时候要采取民主集中模式,开放心胸,容纳意见,要开放自己的心胸去倾听别人的意见,不要被自己先有的立场所左右,不要将你的结论强加于人,如果你要公布既定的政策、决定,要在事前说明不容讨论,需要与会人员讨论的一定不能是既定的决议。

07、凡是会议,必须守时

    设定时间,准时开始、准时结束:准时开始、准时结束实际上就是尊重别人的时间,开会一定要准时,并要对每个议程定个大致的时间限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。如一个议题一定要有结论的话要事先通知与会人员,使他们有思想准备。

08、凡是开会,必有记录

    一定要有一个准确完整的会议记录,每次会议要形成决议,会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限。

    如此项决议的完成需要多方资源,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成,这点特别重要,企业的各级管理人员经常会犯的一个毛病,由于会议没有形成决议,导致会议的作用没有体现出来,更会让一些管理人员误认为开会没有意义,直接影响其不想主持开会或者参与开会。

09、凡是散会,必有事后追踪

    记住“散会不追踪,开会一场空”。加强稽核检查:要建立会议事后追踪程序,会议每项决议都要有跟踪、稽核检查,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议决议都能完成。很多企业管理人员都没有这样的意识和习惯,企业的高层也缺乏这样的要求。

10、最后请记住三个简单,确很有意义的公式

    ① 开会+不落实=零

    ② 布置工作+不检查=零

    ③ 抓住不落实的事+追究不落实的人=落实

编辑推荐:







欢迎关注网站微信公众号:「面试大全」

点赞 0
死踩 0
继续阅读6080yy电影在线看相关的文章

发表评论 点击 登录 微信,亮头像秀观点,已发布 0